プレゼンテーションの成否のカギを握るのがプレゼン資料。
資料作成の基本を知っているだけでも良質なプレゼン資料が作成できるようになります。
本記事では、プレゼン資料作成の基本の流れや、受け手にとってわかりやすくなるポイントを紹介します。
プレゼン資料作成の流れ
プレゼン資料作成の大きな流れは以下です。
- ストーリー構成を決める
- 各ページのキーメッセージを決める
- 各ページのメッセージを説明する手段を決める
ストーリー構成を決める
プレゼン資料作成の最初のステップは、全体のストーリー構成を決めることです。
プレゼン資料作成が苦手な方は、表や関係図を作成してから後づけで各ページのメッセージを考える方が多いのですが、この流れでは、最終的に自身がプレゼンを通して伝えたかったことが分からなくなってしまいます。
必ず全体のストーリー構成を決めてから細部にとりかかりましょう。
各ページのキーメッセージを決める
全体のストーリー構成を決めたら、各ページのキーメッセージを決めていきましょう。
メッセージが無いスライドは、不要なスライドですし、2以上のメッセージがあるスライドは受け手の理解を困難とします。
各ページのメッセージを説明する手段を決める
各ページのメッセージを説明する手段は様々ですが、大きく『テキスト』と『ビジュアル』があります。
また、『ビジュアル』も、グラフなどの「データ（定量）」と関係図などの「コンセプト（定性）」に分類することができます。
受け手に理解しやすいプレゼン資料であるためには、「ビジュアル」の適切な活用がカギとなります。
ビジュアルの活用については以下で詳しく紹介します。
ビジュアルの活用
ビジュアルの活用は、受け手の理解を容易にするためのカギとなり、プレゼンの出来不出来を大きく左右します。
データ（定量）のビジュアル活用
定量情報のビジュアル活用として、「グラフ」があげられます。
一口にグラフといっても棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど様々なフォーマットがありますが、表現したいメッセージにより適切なフォーマットの活用が求められます。
例えば、円グラフは、複数項目の構成比を可視化することには適していますが、実数値の表現には適していません。
逆に、折れ線グラフは、実数値の可視化には適していますが、構成比の表現には適していない、といったようにフォーマットにより特徴があり、すべてに万能なグラフフォーマットはありません。
コンセプト（定性）のビジュアル活用
定性情報のビジュアル活用として、「チャート」があげられます。
グラフと比較すると聞き馴染みが無い方も多いかもしれませんが、グラフ同様にプレゼンの受け手の理解を助長します。
チャートのメリットとして、情報の構造化により分析がMECEとなるため、プレゼン資料作成者の分析の質向上にもつながります。
シンプル・イズ・ベスト
シンプル・イズ・ベスト（Simple is Best）とよく言いますが、これはプレゼン資料でも同じです。
プレゼン資料の作り手は、情報を盛り込めば盛り込むほど良いと考えがちですが、過多な情報は受け手にとって理解を困難にさせる一因となります。
『テキスト』と『ビジュアル』両面において、情報をシンプルにすることを心掛けましょう。
テキスト情報のシンプル化
テキスト情報のシンプル化をするために、プレゼン資料の作り手は、資料に記載した内容が「受け手にとって意味のある情報か」を意識しましょう。
受け手にとって当たり前である情報（その情報が後のメッセージに活かされる場合は例外）や、受け手にとって必要のない情報は、極力そぎ落としましょう。
ビジュアル情報のシンプル化
ビジュアル情報においても、情報が盛り込まれていることで一見良質なプレゼン資料に見えますが、受け手を考慮すると、シンプル化が求められます。
例えば、下記ように、ある製品の会社別売上構成比を円グラフで表現したとします。
このスライドのメッセージが「A社とB社で市場の50%を占めている」であるならば、他社や他社構成比は不要となります。
プレゼン資料作成にオススメの本
前述のように、プレゼン資料作成は独学ではなく書籍で正しい型を学ぶのが良いです。
プレゼン資料術といっても用途によりニュアンスが変わってくるのですが、私のオススメの本は以下となります。
「論理」と「感情」両方のプレゼン資料作成術を身に着けることができれば鬼に金棒です。
論理的プレゼン資料作成
コンサルなど、「論理」に訴求するプレゼン資料作成にオススメしているのは『外資系コンサルのプレゼンテーション術』です。
感情的プレゼン資料作成
営業やマーケティングなど、「感情」に訴求するプレゼン資料作成にオススメしているのは『社内プレゼンの資料作成術』『社外プレゼンの資料作成術』です。
まとめ
本記事では、プレゼン資料作成においておさえるべきポイントを紹介しました。
プレゼン資料作成術を身に着けることで、顧客や上司など周囲からの高評価にもつながるでしょう。
明日からの資料作成にぜひ活かしてみてください！
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